MISIÓN.
Tiene como propósito centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.
VISIÓN.
Contribuir en agilizar los procesos internos, a través de un sistema de red para el control de la documentación interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia.
OBJETIVOS.
La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias que conforman al organismo.
FUNCIONES.
Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la institución y la administración del sistema de correo.
Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
- Conocer las actividades de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica el destinatario.
- Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos.
- Clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribución.
-Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las comunicaciones de la empresa
- No tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en general, todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen de la organización.
- Hacer el seguimiento a las comunicaciones de la empresa e informar sobre documentación no atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas de la institución.
- Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen
positiva.
