TALLER 3

1. NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.
Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDO 060-2001
ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

2. NORMAS TÉCNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD

DE CORRESPONDENCIA

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones.
Se han establecido dos clases de comunicación:

Comunicación Interna:
Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.

Comunicación Externa:
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas.
Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.

Juego de Correspondencia:
El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:
Original: Destinatario.
1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.
2ª Copia: Dependencia responsable. (Código que aparece en la comunicación)
Copias extras: Las que anuncie la comunicación.

RADICACIÓN
Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.

Radicación de Entradas
La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.
OFICIAL. Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.
CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL. No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.

Radicación Interna
Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.
MEMORANDOS. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
OFICIOS INTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

Radicación Externa
OFICIOS EXTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

MENSAJERÍA
El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información.
Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.

Mensajería Externa.

El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.

Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.

Los mensajeros Motorizados salen de la Secretaría General todos los días a las 8:30 a.m. y regresan a las 12:00 m., vuelven a salir a la 1:30 p.m., y regresan a las 5:30 p.m., con la ruta cumplida. Es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.

Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.

Correo.

El Centro de Documentación e Identificación presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional (ADPOSTAL) para este tipo de documentación el C.D.I utiliza sobre ventanillas, para la correspondencia que exija un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario.

Finalmente hay que reiterar que la aplicación de estos procedimientosserán de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman a cada empresa.

3. MAPA CONCEPTUAL DE LAS NORMAS LEGALES

4. MAPA CONCEPTUAL DE NORMAS TÉCNICAS

5. ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y

DESPACHO DE DOCUMENTOS

GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTICO: Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.

GANCHOS DE COSEDORA: Son ganchos metalizados que se encuentran en la cosedora y es el encargado de coser trabajos, o documentos.

RESALTADORES: Son marcadores de colores forecentes suaves, su funcion es resaltar palabras o codigos importantes en un documento.

TIJERAS: Es una herramienta de corte usada en amplios ámbitos de la actividad humana. Consta de dos hojas metálicas, afiladas.

LAPICEROS: Son elementos que sirven para hacer escribir documentos, firmas.

BORRADOR: Es un elemento encargado de borrar toda clase de escritos, tachones, en lápiz o existen unos que son especialmente para esfero.

PEGANTE: Es un elemento el cual sirve para pegar papel, existen dos presentaciones líquido y sólido.

A Z TAMAÑO OFICIO

ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN: Es una carpeta encargado de guardar documentos importantes de una empresa, con un determinado orden de abecedario.

COSEDORA: Es un accesorio pequeño utilizado para pegar y coser documentos o trabajos.

PERFORADORA: Es un accesorio de oficina habitual que se emplea para practicar perforaciones en hojas de papel, a menudo con el propósito de unir las hojas con anillas.
CD. FORMATO DVD + R SPINDLE: Es un disco compacto óptico utilizado para almacenar información no volátil, el mismo medio utilizado por los CD de audio, puede ser leído por un ordenador lector de CD-ROM. Un CD-ROM es un disco de plástico plano con información digital codificada en una espiral desde el centro hasta el borde exterior.

SELLOS: Es un instrumento con imágenes grabadas que, a través de la impresión de tinta sobre el papel, es utilizado para autorizar documentos. Suele acompañar una o más firmas.
SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA: Es un titular diseñado para introducir documentos.
SOBRE BLANCO: Es un plagues diseñado para introducir cartas por correspondencia de envió que van dirigidas a personas o empresas.

HUELLERO: CAJONERA: Es una conjunto de cajones para introducir documentos.

COMPUTADOR: Es un ordenador o máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil.

IMPRESORA: Es un periférico de computadora que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel o transparencias, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser.


SCANNER: Dispositivo que utiliza equipo sensible a la luz para convertir una foto o texto impreso en información digital que puede ser manipulada por una computadora. El término comúnmente utilizado para la acción ejecutada con este dispositivo es escanear.

FAX : Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.

TELEFONO : El teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales vocales por medio de señales eléctricas.

FOTOCOPIADORA: Una fotocopiadora es aquella máquina o artefacto que utilizamos para copiar algún documento, es decir, para fabricar copias de papel a papel.

TALLER Nº 2

1. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones que entran, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

2. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.

a) Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la fecha y hora, nombre y firma de quien recibe;

b) Establecer un registro de ingreso de la correspondencia;

c) Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente; y

d) Llevar un registro de la salida de correspondencia.

3. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL:

Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

Y para su elaboración tiene las siguientes etapas:

PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

· Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

· Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.

· Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

· Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

· Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
· Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su
· disposición final.

· Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

· Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

· En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

· El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

· Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

CUARTA ETAPA: Aplicación.

· Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.

· La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

· La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

· Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

· Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.

· La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y función es.

· Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

4. MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO:

El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad. Es un guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.

5. DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:

La diferencia entre archivo y correspondencia consiste en que el archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de .esta dependencia.

6.PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:

El manual de archivo y correspondencia esta compuesto por las siguientes partes:

a) INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante si.

b) OBJETIVOS: se resumen los fines que persigue el manual (generales y7o específicos.

c) ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.

d) CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD, COMUNICACIONES ESTERNAS: cartas, telex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.

e) DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES: institucional, personal, confidencial.

- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.

- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema

- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.

- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.

- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.

- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprografitos (como la fotocopiadora).

- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.

- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.

- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.

- Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.

- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración de documentos.

- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual.

TALLER Nº 1

1. MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

El manual de archivo y correspondencia nace ante la necesidad de crear un documento en el que se encuentren plasmadas las normas vigentes y los procedimientos que se deben aplicar para el desarrollo de las funciones relacionadas con el archivo y la correspondencia.

2. ORGANIGRAMAS

2.1. Organigrama de una empresa

2.2 Organigrma de departamento de archivo y correspondencia