VOCABULARIO ARCIVISTICO

A


ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.



ANEXO
Es el conjunto de formatos y documentos que se adjuntan a los Términos de Invitación

ARCHIVALIA
Es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión conservados, respetando aquel orden para servir de fuentes de historia.



ARCHIVO
Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión



ARCHIVO ADMINISTRATIVO
El archivo administrativo se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.



ARCHIVO DE GESTION
Comprende toda la documentación producida o recibida por una oficina o dependencia, que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras oficinas que la soliciten. Denominado también Archivo de las unidades administrativas o unidades de gestión académicas productoras de documentos en el cual se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas unidades administrativas o unidades de gestión académicas u otras que la soliciten. El Archivos de Gestión se transfiere al Archivo Central según períodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retención Documental de la unidades administrativas o unidades de gestión académicas



ARCHIVO ELECTRONICO
Como solución al laborioso trabajo basado en la manipulación de documentos físicos, cuyo manejo los puede deteriorar y para los que se hace engorrosa su ubicación y recuperación para consulta, ofrecemos la solución que facilita reducir la manipulación de documentos físicos, concentrar su almacenamiento en formato digital de forma que la consulta es acertada, se hace ágil y rápidamente.
Así mismo permite reducir los gastos de impresión porque desde cada equipo se puede efectuar el almacenamiento de documentos como memorandos internos, correos electrónicos e informes, entre otros.
De igual forma se facilita la administración y mantenimiento de la información, gracias a que se puede definir el tiempo que se conservará cada documento digital en la base de datos y se definen políticas de seguridad de acuerdo con los perfiles de cada usuario.
Cada proyecto presenta sus propios factores, por lo que lo invitamos a ponerse en contacto con nosotros para desarrollar en conjunto la mejor solución.



ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.



ARCHIVOLOGIA
Nace con la necesidad de sistematizar y establecer un orden, sobre los documentos producidos por las instituciones y el quehacer humano. Es un campo del sabor cuyos objetos de estudios son: los documentos de archivo y archivalia, los archivos y los sistemas de archivos.



AUTORIDAD
Es la facultad de que esta investida una persona dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados por la realización, pro la realización de aquellas acciones de quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.


B

BIBLIOTECA
Una biblioteca es un hogar para los libros, un depósito de conocimiento colectivo, una conexión con generaciones del pasado y una vía virtual así nuevos, hacia el universo de la mente.


C

CLASIFICACION
Es la acción o el efecto de ordenar o disponer por clases



CODIGO
Es el sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.



CONDUCTO REGULAR
El conducto regular es el medio empleado para transmitir órdenes, disposiciones, consignas, solicitudes, informes y reclamaciones escritas o verbales, a través de las líneas de mando, de conformidad con la organización y jerarquías establecidas dentro de la institución.
El conducto regular debe observarse en línea ascendente o descendente. Cuando el subordinado reciba una orden, directa debe cumplirla dando aviso a su superior inmediato.
El conducto regular podrá pretermitirse solamente ante hechos o circunstancias excepcionales, de los que se puedan derivar resultados perjudiciales



CONSERVACION DOCUMENTAL
Decisión de conservar en su totalidad series documentales que poseen valores históricos como: decretos de la alcaldía, actas, acuerdos, resoluciones, planes de gobierno.



CORREO ELECTRONICO
Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico, serán administradas por el Grupo de Gestión Documental, el cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite.

CORRESPONDENCIA
Cualquier forma de comunicación escrita que se intercambie entre personas naturales o jurídicas. Se divide en correspondencia remitida y recibida. Incluye: cartas, oficios, notas, circulares, memorandos, faxes, etc.


D

DENSITOMETRO
Un densitómetro es un dispositivo que mide el grado de oscuridad (densidad óptica) de un material semitransparente, o de una superficie reflectante.



DESTINATARIO
Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la comunicación oficial

DIGITALIZACION
Es el proceso mediante el cual, partiendo de una señal analógica, como es cualquiera de las imágenes que nos rodean en el mundo real, obtenemos una representación de la misma en formato digital (señal digital).
La digitalización de una imagen se basa a una división del espacio a modo de cuadrícula, donde la unidad más pequeña se denomina píxel. Para cada uno de los pixeles que tenemos en una imagen hay que guardar la información referente a la luminancia (brillo o niveles de gris) y, si es en color, también al nivel de cada una de las componentes, R(rojo), G(verde) y B(azul). Por tanto vemos que para una imagen tendremos varias matrices de información.



DOCUMENTO DE ARCHIVO
Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal



DOCUMENTO TESTIMONIAL
Es la comunicación en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificación legal, los balances y libros contables redactados con los requisitos de ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines.

DOCUMENTO VITAL
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.
Tradicionalmente se habla de tres edades. Se establecía en función de:
1.− El valor de los documentos; y
2.− La frecuencia de uso.
El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases
1.− Archivo de gestión.
2.− Archivo central.
3.− Archivo histórico


E

EXPEDIENTE
Unidad documental, formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente, por una oficina productora, en la resolución de un mismo asunto.



EXPURGO
Operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección.


F

FIRMA DIGITAL
Hace referencia, en la transmisión de mensajes telemáticos y en la gestión de documentos electrónicos, a un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento. En función del tipo de firma, puede, además, asegurar la integridad del documento o mensaje.



FOLIO
Es la numeración individual de cada documento los documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Esta numeración individual recibe el nombre de folio. Luego, todos los formularios 22 y 29 están foliados, es decir cada uno de ellos esta individualizado con un número llamado folio



FONDO DOCUMETAL
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad productora. Sin embargo cuando la documentación es transferida a otra entidad, adquiere la categoría de un fondo más de la entidad que lo recibe.

G

GUIAS
Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta pueden ser simples o complejos: 1. Epigrafiadas llevan escrita una expresión numérica o alfabética. 2. Pautadas llevan rayas para escribir sobre ellas. 3. Sujetas no salen de la gaveta porque están prendidas de algún mecanismo.


J

JERARQUIA
En general, el concepto de jerarquía designa una forma de organización de diversos elementos de un determinado sistema, en el que cada uno es subordinado del elemento posicionado inmediatamente por encima (con excepción, claro está, del primero que no está subordinado a ninguno de los demás).
El concepto de jerarquía también es ampliamente aplicado a la gestión de las organizaciones para designar la cadena de mando que comienza con los gestores de alta dirección y sigue hasta los trabajadores no gestores, pasando, sucesivamente, por todos los niveles de la estructura organizacional. Con que, a través de la jerarquía se establecen las relaciones de autoridad formal entre los superiores y sus subordinados, además de definirse la estructura organizacional de cualquier organismo



JEROGLIFICO
Los jeroglíficos fueron un sistema de escritura inventado y utilizado por los antiguos egipcios para comunicarse desde la época predinástica hasta el siglo IV. El sistema de escritura egipcio comprende tres tipos básicos: jeroglífica, hierática y demótica, esta última corresponde al periodo tardío de Egipto


L

LEGAJO
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, si no al legajo y este va dentro de ella. En cuanto a los documentos que se legajan pueden quedar ordenados dejando el primero o el mas actualizado, al principio o al final.


M

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad. Es un guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.



MENSAJE DE FAX
Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).

MICROFILMACION
Consiste en reducir las fotos a un tamaño muy pequeño. Una de sus primeras aplicaciones fue la fotografía de cheques de banco en la década de 1920. En la actualidad, esta técnica se utiliza para almacenar información que de otro modo necesitaría mucho espacio. Por ejemplo, los periódicos y las revistas se fotografían en una pequeña película que puede visionarse con proyectores provistos de sistemas que permiten encontrar con rapidez las páginas deseadas. Otra aplicación es la microficha, un tipo de película de 10 × 15 cm en la cual se pueden almacenar hasta 70 fotogramas correspondientes a otras tantas páginas de texto. Cada fotograma puede observarse individualmente en un proyector. Este sistema hace posible almacenar el catálogo total de una biblioteca en un número reducido de microfichas

N

NACION
En sentido estricto, tiene dos acepciones: la nación política, en el ámbito jurídico-político, es el sujeto político en el que reside la soberanía constituyente de un Estado; la nación cultural, concepto socio-ideológico más subjetivo y ambiguo que el anterior, se puede definir a grandes rasgos, como una comunidad humana con ciertas características culturales comunes, a las que dota de un sentido ético-político. En sentido lato nación se emplea con variados significados: Estado, país, territorio o habitantes de ellos, etnia, pueblo y otros.


O

OFICINA DE ARCHIVO
Está encargada de organizar, normar, coordinar, ejecutar, planificar y dirigir todas las actividades archivísticas así mismo de la conservación y el uso adecuado del Patrimonio Documental.
En coordinación con el Archivo General de la Nación y aplicando las Normas del Sistema Nacional de Archivos, realiza las transferencias de los archivos de gestión y la eliminación de documentos.

ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo abstracto y sintématico, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo utiliza como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble finalidad: *Desempeña un papel informativo, al permite que los integrante de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales de instrumentos para análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada


P

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el archivo histórico en el orden que recibió durante su función administrativa



PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en archivo histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.

S

SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.



SOPORTE DOCUMENTAL
Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel, existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.



SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.


T

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TRANSFERENCIA
Procedimiento habitual en las instituciones públicas y privadas sujeto a planeación ordenada y rigurosa, que consiste en el traslado de documentos de un archivo a otro, una vez que éstos han cumplido las normas establecidas y el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos



TIPOS DOCUMENTALES
Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejados en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilme) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Los tipos documentales junto a la unidad administrativa o la función productora de los mismos, originan las series

U

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones que entran, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias



UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente


V

VALOR CONTABLE
Existe en los documentos que expresan u movimiento de dinero



VALOR LEGAL
Todos los documentos tienen un valor legal: los documentos que afecten a la organización en su orden general. Los documentos testimoniales y documentos de contratos.



VALOR PRIMARIO
Es el valor que representan los documentos para la entidad productora desde el punto de vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico, en las etapas de vigencia de trámite.



VALOR SECUNDARIO
Denominado igualmente valor mediato o futuro, es el valor que presenta la información del documento desde el punto de vista de la investigación del pasado o de la historia. Este valor se subdivide en dos categorías: predecible o evidenciar, ósea cuando la importancia de la información puede ser detectada fácilmente, asegurando con ella su conservación permanente. El valor secundario de los documentos se juzga para determinar su destrucción o conservación permanente










Taller N° 5
1. 3 cartas
9485 - 0125

Bogotá, enero 23 de 2009.



Coordinadora
Angela Cecilia Aitken de Ramos
Coordinadora Académica de la Gestión Documental
SENA
Avenida Caracas 13 - 88
Bogotá, D.C

Asunto: Invitación evento

Cordial saludo coordinadora Angela Cecilia:

Tenemos el placer de informarle que se le ha otorgado la invitación al próximo evento que realizará el Archivo General de la Nación sobre el adecuado manejo de archivos, que se realizará el día 05 de febrero de 2009 en el salón de convenciones del Archivo General de la Nación y dará comienzo a partir de las 10:00 a.m.

Esperamos contar con su presencia.

Cordialmente,




Wayne Anthony Triana Alvis
Subdirector
Centro de Gestión Administrativa



Xiomara B.
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9485-5695

Bogotá, 18 de febrero de 2009





Señora
María Cristina Matallana Ramírez
Asesora de Relaciones Corporativas
SENA
Avenida Caracas 13 – 88
Bogotá, DC

Asunto: Solicitud carta de fechas


Estimada señora María Cristina:

Ante la necesidad de llevar los documentos necesarios para firmar el contrato de aprendizaje de mi empresa patrocinadora solicito la expedición de la carta de fechas en la cual se estipule cuales serán los tiempos de las etapas de formación y otra información necesaria para la empresa.

Muchas gracias.

Cordialmente,




Sandra Mireya Martín Rojas
Aprendiz SENA
Centro de Gestión Administrativa



Xiomara B.
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9485-6563
Bogotá, 03 de marzo de 2009



Coordinador
Reynaldo Rey Jiménez
Coordinador de Formación Profesional Integral
SENA
Avenida Caracas 13 - 88
Bogotá, CD

Asunto: Felicitación

Apreciado coordinador Jiménez:

Debido a su gran desempeño en el área de formación profesional integral y el gran esfuerzo y motivación que ha demostrado en los últimos meses, me veo en la necesidad de expresarle mis más sinceras felicitaciones ya que usted es un ejemplo a seguir para muchos funcionarios de nuestra administración.

Espero que continúe siendo una persona que se destaque por la excelencia en los trabajos que se le encomiendan como lo ha venido siendo hasta hora.

Hasta pronto.

Cordialmente,




Wayne Anthony Triana Alvis
Subdirector
Centro de Gestión Administrativa



Xiomara B.

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2. 2 memorandos
MEMORANDO 512

5689-2365
Bogotá, 02 de marzo de 2009


PARA: Jefe de Comunicación, planeación y administrativos

DE: Jefe de Archivo

ASUNTO: Tablas de Retención Documental


Para el adecuado manejo y ordenación de los documentos se solicita que a patir del 10 de marzo del 2009 se implemente la nueva Tabla de Retención Documental que ha sido actualizada en base a las necesidades del centro.
Para cualquier información, acercase a la oficina de archivo.

Cordialmente,



CLARA MARÍA BETANCUR RODRIGUEZ
Jefe de archivo
Centro de Gestión Administrativa



Sandra M.
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MEMORANDO 634

5689-2415

Bogotá, 20 de febrero de 2009



PARA: Claudia Piña, Auxiliar de Archivo

DE: Jefe De Archivo

ASUNTO: Terminación de Contrato


Me permito informarle que a partir del día 28 de febrero del 2009 se dará por terminado su contrato debido a su bajo desempeño laboral y la irresponsabilidad para con la empresa.
Atentamente,



CLARA MARÍA BETANCUR RODRIGUEZ
Jefe de archivo
Centro de Gestión Administrativa



Sandra M.
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3. 2 circulares

CIRCULAR 125


9484 -003

Bogotá, 17 de febrero de 2009


PARA TODOS LOS APRENDICES SENA


Asunto: Invitación de integración

Es un placer invitarlos a la fiesta de integración para los nuevos aprendices, la cual se llevará a cabo el día 23 de febrero de 2009 en las instalaciones de Dawn Tawn Majestic y dará inicio a partir de las 4:00 p.m.

Espero contar con su presencia y participación.

Cordialmente,




Wayne Anthony Triana Alvis
Subdirector
Centro de Gestión Administrativa



Vanessa D.
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CIRCULAR 024


9484 -23652


Bogotá, 30 de enero de 2009



PARA TODO EL PERSONAL ADMINISTRATIVO



Asunto: Capacitaciones nuevo software


Con motivo de mejorar la calidad de servicio de administración de documentos, se ha decidido implementar el uso del nuevo software SL Millenium el cual cumple con las necesidades expuestas por nuestro centro. Por esta razón se solicita que los funcionarios administrativos tomen las capacitaciones necesarias para el buen manejo y uso de este software que darán comienzo el día 05 de febrero a partir de las 11:00 a.m.

Agradecemos la puntual asistencia



Wayne Anthony Triana Alvis
Subdirector
Centro de Gestión Administrativa



Xiomara B.




TALLER Nº 4

video

TALLER 3
1. NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.
Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.


ACUERDO 060-2001
ARTILCULO 3
. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
2. NORMAS TÉCNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD
DE CORRESPONDENCIA
La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones.
Se han establecido dos clases de comunicación:

Comunicación Interna:
Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.

Comunicación Externa:
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas.
Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.

Juego de Correspondencia:
El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:
Original: Destinatario.
1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.
2ª Copia: Dependencia responsable. (Código que aparece en la comunicación)
Copias extras: Las que anuncie la comunicación.

RADICACIÓN
Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Radicación de Entradas
La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.
OFICIAL. Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.
CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL. No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.

Radicación Interna
Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.
MEMORANDOS. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
OFICIOS INTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

Radicación Externa
OFICIOS EXTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

MENSAJERÍA
El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información.
Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.

Mensajería Externa.
El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.
Los mensajeros Motorizados salen de la Secretaría General todos los días a las 8:30 a.m. y regresan a las 12:00 m., vuelven a salir a la 1:30 p.m., y regresan a las 5:30 p.m., con la ruta cumplida. Es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.
Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.
Correo.
El Centro de Documentación e Identificación presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional (ADPOSTAL) para este tipo de documentación el C.D.I utiliza sobre ventanillas, para la correspondencia que exija un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario.
Finalmente hay que reiterar que la aplicación de estos procedimientosserán de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman a cada empresa.
3. MAPA CONCEPTUAL DE LAS NORMAS LEGALES





4. MAPA CONCEPTUAL DE NORMAS TÉCNICAS

5. ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y

DESPACHO DE DOCUMENTOS


GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTICO: Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.




GANCHOS DE COSEDORA: Son ganchos metalizados que se encuentran en la cosedora y es el encargado de coser trabajos, o documentos.

RESALTADORES: Son marcadores de colores forecentes suaves, su funcion es resaltar palabras o codigos importantes en un documento.


TIJERAS: Es una herramienta de corte usada en amplios ámbitos de la actividad humana. Consta de dos hojas metálicas, afiladas.



LAPICEROS: Son elementos que sirven para hacer escribir documentos, firmas.

BORRADOR: Es un elemento encargado de borrar toda clase de escritos, tachones, en lápiz o existen unos que son especialmente para esfero.

PEGANTE: Es un elemento el cual sirve para pegar papel, existen dos presentaciones líquido y sólido.

A Z TAMAÑO OFICIO


ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN: Es una carpeta encargado de guardar documentos importantes de una empresa, con un determinado orden de abecedario.



COSEDORA: Es un accesorio pequeño utilizado para pegar y coser documentos o trabajos.

PERFORADORA: Es un accesorio de oficina habitual que se emplea para practicar perforaciones en hojas de papel, a menudo con el propósito de unir las hojas con anillas.
CD. FORMATO DVD + R SPINDLE: Es un disco compacto óptico utilizado para almacenar información no volátil, el mismo medio utilizado por los CD de audio, puede ser leído por un ordenador lector de CD-ROM. Un CD-ROM es un disco de plástico plano con información digital codificada en una espiral desde el centro hasta el borde exterior.


SELLOS: Es un instrumento con imágenes grabadas que, a través de la impresión de tinta sobre el papel, es utilizado para autorizar documentos. Suele acompañar una o más firmas.
SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA: Es un titular diseñado para introducir documentos.
SOBRE BLANCO: Es un plagues diseñado para introducir cartas por correspondencia de envió que van dirigidas a personas o empresas.
HUELLERO: CAJONERA: Es una conjunto de cajones para introducir documentos.

COMPUTADOR: Es un ordenador o máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil.


IMPRESORA: Es un periférico de computadora que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel o transparencias, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser.


SCANNER: Dispositivo que utiliza equipo sensible a la luz para convertir una foto o texto impreso en información digital que puede ser manipulada por una computadora. El término comúnmente utilizado para la acción ejecutada con este dispositivo es escanear.



FAX : Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.


TELEFONO : El teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales vocales por medio de señales eléctricas.

FOTOCOPIADORA: Una fotocopiadora es aquella máquina o artefacto que utilizamos para copiar algún documento, es decir, para fabricar copias de papel a papel.

TALLER Nº 2


1. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones que entran, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.




2. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.






a) Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la fecha y hora, nombre y firma de quien recibe;

b) Establecer un registro de ingreso de la correspondencia;

c) Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente; y

d) Llevar un registro de la salida de correspondencia.




3. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL:






Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

Y para su elaboración tiene las siguientes etapas:

PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

· Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

· Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.

· Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

· Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

· Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
· Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su
· disposición final.

· Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

· Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

· En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

· El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

· Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

CUARTA ETAPA: Aplicación.

· Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.

· La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

· La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

· Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

· Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.

· La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y función es.

· Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.



4. MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO:

El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad. Es un guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.




5. DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:
La diferencia entre archivo y correspondencia consiste en que el archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de .esta dependencia.




6.PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:

El manual de archivo y correspondencia esta compuesto por las siguientes partes:

a) INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante si.

b) OBJETIVOS: se resumen los fines que persigue el manual (generales y7o específicos.

c) ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.

d) CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD, COMUNICACIONES ESTERNAS: cartas, telex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.

e) DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES: institucional, personal, confidencial.

- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.

- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema

- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.

- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.

- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.

- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprografitos (como la fotocopiadora).

- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.

- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.

- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.

- Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.

- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración de documentos.

- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual
.
TALLER Nº 1

1. MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA






El manual de archivo y correspondencia nace ante la necesidad de crear un documento en el que se encuentren plasmadas las normas vigentes y los procedimientos que se deben aplicar para el desarrollo de las funciones relacionadas con el archivo y la correspondencia.



2. ORGANIGRAMAS




2.1. Organigrama de una empresa


2.2 Organigrma de departamento de archivo y correspondencia




MODELO DE RECORDATORIO DE CORRESPONDENCIA


En la resolución 0892 de 2007, de la Universidad del Quindío, se estipula que frente al recordatorio de correspondencia:

Artículo 12

CONTROLES DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES. Con el fin de ejercer un control sobre las comunicaciones oficiales se establecen los siguientes mecanismos:

- Recordatorio de Correspondencia sin contestar: Se genera cada mes y tiene la finalidad de alertar a las dependencias acerca de las comunicaciones que no han sido respondidas. Cada dependencia debe diligenciar esta planilla y devolverla a la sección de Archivo y Correspondencia, para corregir en el sistema las que hayan tenido respuesta.