MODELO DE RECORDATORIO DE CORRESPONDENCIA

En la resolución 0892 de 2007, de la Universidad del Quindío, se estipula que frente al recordatorio de correspondencia:

Artículo 12

CONTROLES DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES. Con el fin de ejercer un control sobre las comunicaciones oficiales se establecen los siguientes mecanismos:

- Recordatorio de Correspondencia sin contestar: Se genera cada mes y tiene la finalidad de alertar a las dependencias acerca de las comunicaciones que no han sido respondidas. Cada dependencia debe diligenciar esta planilla y devolverla a la sección de Archivo y Correspondencia, para corregir en el sistema las que hayan tenido respuesta.

REGISTRO Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS REQUERIDOS

Resolución 102 de 2005

Servicio Nacional de Aprendizaje

Artículo 5

Registro de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual se ingresa en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, la información relacionada con todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Artículo 10

Control de comunicaciones oficiales. Los funcionarios encargados de la recepción de las comunicaciones oficiales controlarán la recepción, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o en cualquier soporte sistematizado que implemente la entidad o en forma manual, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su recepción y trámite y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta.

Artículo 14

Distribución de las comunicaciones oficiales producidas. Una vez registradas las comunicaciones oficiales y los otros envíos producidos, se clasificarán de acuerdo con el tipo de servicio de correo contratado para su distribución: con destino internacional (correo certificado o EMS internacional); con destino nacional: (correo certificado, posexpress, hoy mismo, y normal, en los casos de apartados aéreos), entre otros; y a nivel urbano el servicio de mensajería especializada, contratado para la entrega personalizada de correspondencia. Los documentos para su distribución, de acuerdo con el tipo de servicio que se requiera, deberán controlarse a través de planillas de control de entrega, a la empresa prestadora del servicio y deberán archivarse con los correspondientes comprobantes de entrega.