VOCABULARIO ARCIVISTICO
A
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
ANEXO
Es el conjunto de formatos y documentos que se adjuntan a los Términos de Invitación
ARCHIVALIA
Es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión conservados, respetando aquel orden para servir de fuentes de historia.
ARCHIVO
Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
El archivo administrativo se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.
ARCHIVO DE GESTION
Comprende toda la documentación producida o recibida por una oficina o dependencia, que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras oficinas que la soliciten. Denominado también Archivo de las unidades administrativas o unidades de gestión académicas productoras de documentos en el cual se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas unidades administrativas o unidades de gestión académicas u otras que la soliciten. El Archivos de Gestión se transfiere al Archivo Central según períodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retención Documental de la unidades administrativas o unidades de gestión académicas
ARCHIVO ELECTRONICO
Como solución al laborioso trabajo basado en la manipulación de documentos físicos, cuyo manejo los puede deteriorar y para los que se hace engorrosa su ubicación y recuperación para consulta, ofrecemos la solución que facilita reducir la manipulación de documentos físicos, concentrar su almacenamiento en formato digital de forma que la consulta es acertada, se hace ágil y rápidamente.
Así mismo permite reducir los gastos de impresión porque desde cada equipo se puede efectuar el almacenamiento de documentos como memorandos internos, correos electrónicos e informes, entre otros.
De igual forma se facilita la administración y mantenimiento de la información, gracias a que se puede definir el tiempo que se conservará cada documento digital en la base de datos y se definen políticas de seguridad de acuerdo con los perfiles de cada usuario.
Cada proyecto presenta sus propios factores, por lo que lo invitamos a ponerse en contacto con nosotros para desarrollar en conjunto la mejor solución.
ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
ARCHIVOLOGIA
Nace con la necesidad de sistematizar y establecer un orden, sobre los documentos producidos por las instituciones y el quehacer humano. Es un campo del sabor cuyos objetos de estudios son: los documentos de archivo y archivalia, los archivos y los sistemas de archivos.
AUTORIDAD
Es la facultad de que esta investida una persona dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados por la realización, pro la realización de aquellas acciones de quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.
B
BIBLIOTECA
Una biblioteca es un hogar para los libros, un depósito de conocimiento colectivo, una conexión con generaciones del pasado y una vía virtual así nuevos, hacia el universo de la mente.
C
CLASIFICACION
Es la acción o el efecto de ordenar o disponer por clases
CODIGO
Es el sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
CONDUCTO REGULAR
El conducto regular es el medio empleado para transmitir órdenes, disposiciones, consignas, solicitudes, informes y reclamaciones escritas o verbales, a través de las líneas de mando, de conformidad con la organización y jerarquías establecidas dentro de la institución.
El conducto regular debe observarse en línea ascendente o descendente. Cuando el subordinado reciba una orden, directa debe cumplirla dando aviso a su superior inmediato.
El conducto regular podrá pretermitirse solamente ante hechos o circunstancias excepcionales, de los que se puedan derivar resultados perjudiciales
CONSERVACION DOCUMENTAL
Decisión de conservar en su totalidad series documentales que poseen valores históricos como: decretos de la alcaldía, actas, acuerdos, resoluciones, planes de gobierno.
CORREO ELECTRONICO
Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico, serán administradas por el Grupo de Gestión Documental, el cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite.
CORRESPONDENCIA
Cualquier forma de comunicación escrita que se intercambie entre personas naturales o jurídicas. Se divide en correspondencia remitida y recibida. Incluye: cartas, oficios, notas, circulares, memorandos, faxes, etc.
D
DENSITOMETRO
Un densitómetro es un dispositivo que mide el grado de oscuridad (densidad óptica) de un material semitransparente, o de una superficie reflectante.
DESTINATARIO
Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la comunicación oficial
DIGITALIZACION
Es el proceso mediante el cual, partiendo de una señal analógica, como es cualquiera de las imágenes que nos rodean en el mundo real, obtenemos una representación de la misma en formato digital (señal digital).
La digitalización de una imagen se basa a una división del espacio a modo de cuadrícula, donde la unidad más pequeña se denomina píxel. Para cada uno de los pixeles que tenemos en una imagen hay que guardar la información referente a la luminancia (brillo o niveles de gris) y, si es en color, también al nivel de cada una de las componentes, R(rojo), G(verde) y B(azul). Por tanto vemos que para una imagen tendremos varias matrices de información.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal
DOCUMENTO TESTIMONIAL
Es la comunicación en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificación legal, los balances y libros contables redactados con los requisitos de ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines.
DOCUMENTO VITAL
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.
Tradicionalmente se habla de tres edades. Se establecía en función de:
1.− El valor de los documentos; y
2.− La frecuencia de uso.
El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases
1.− Archivo de gestión.
2.− Archivo central.
3.− Archivo histórico
E
EXPEDIENTE
Unidad documental, formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente, por una oficina productora, en la resolución de un mismo asunto.
EXPURGO
Operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección.
F
FIRMA DIGITAL
Hace referencia, en la transmisión de mensajes telemáticos y en la gestión de documentos electrónicos, a un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento. En función del tipo de firma, puede, además, asegurar la integridad del documento o mensaje.
FOLIO
Es la numeración individual de cada documento los documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Esta numeración individual recibe el nombre de folio. Luego, todos los formularios 22 y 29 están foliados, es decir cada uno de ellos esta individualizado con un número llamado folio
FONDO DOCUMETAL
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad productora. Sin embargo cuando la documentación es transferida a otra entidad, adquiere la categoría de un fondo más de la entidad que lo recibe.
G
GUIAS
Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta pueden ser simples o complejos: 1. Epigrafiadas llevan escrita una expresión numérica o alfabética. 2. Pautadas llevan rayas para escribir sobre ellas. 3. Sujetas no salen de la gaveta porque están prendidas de algún mecanismo.
J
JERARQUIA
En general, el concepto de jerarquía designa una forma de organización de diversos elementos de un determinado sistema, en el que cada uno es subordinado del elemento posicionado inmediatamente por encima (con excepción, claro está, del primero que no está subordinado a ninguno de los demás).
El concepto de jerarquía también es ampliamente aplicado a la gestión de las organizaciones para designar la cadena de mando que comienza con los gestores de alta dirección y sigue hasta los trabajadores no gestores, pasando, sucesivamente, por todos los niveles de la estructura organizacional. Con que, a través de la jerarquía se establecen las relaciones de autoridad formal entre los superiores y sus subordinados, además de definirse la estructura organizacional de cualquier organismo
JEROGLIFICO
Los jeroglíficos fueron un sistema de escritura inventado y utilizado por los antiguos egipcios para comunicarse desde la época predinástica hasta el siglo IV. El sistema de escritura egipcio comprende tres tipos básicos: jeroglífica, hierática y demótica, esta última corresponde al periodo tardío de Egipto
L
LEGAJO
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, si no al legajo y este va dentro de ella. En cuanto a los documentos que se legajan pueden quedar ordenados dejando el primero o el mas actualizado, al principio o al final.
M
MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad. Es un guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.
MENSAJE DE FAX
Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).
MICROFILMACION
Consiste en reducir las fotos a un tamaño muy pequeño. Una de sus primeras aplicaciones fue la fotografía de cheques de banco en la década de 1920. En la actualidad, esta técnica se utiliza para almacenar información que de otro modo necesitaría mucho espacio. Por ejemplo, los periódicos y las revistas se fotografían en una pequeña película que puede visionarse con proyectores provistos de sistemas que permiten encontrar con rapidez las páginas deseadas. Otra aplicación es la microficha, un tipo de película de 10 × 15 cm en la cual se pueden almacenar hasta 70 fotogramas correspondientes a otras tantas páginas de texto. Cada fotograma puede observarse individualmente en un proyector. Este sistema hace posible almacenar el catálogo total de una biblioteca en un número reducido de microfichas
N
NACION
En sentido estricto, tiene dos acepciones: la nación política, en el ámbito jurídico-político, es el sujeto político en el que reside la soberanía constituyente de un Estado; la nación cultural, concepto socio-ideológico más subjetivo y ambiguo que el anterior, se puede definir a grandes rasgos, como una comunidad humana con ciertas características culturales comunes, a las que dota de un sentido ético-político. En sentido lato nación se emplea con variados significados: Estado, país, territorio o habitantes de ellos, etnia, pueblo y otros.
O
OFICINA DE ARCHIVO
Está encargada de organizar, normar, coordinar, ejecutar, planificar y dirigir todas las actividades archivísticas así mismo de la conservación y el uso adecuado del Patrimonio Documental.
En coordinación con el Archivo General de la Nación y aplicando las Normas del Sistema Nacional de Archivos, realiza las transferencias de los archivos de gestión y la eliminación de documentos.
ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo abstracto y sintématico, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo utiliza como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble finalidad: *Desempeña un papel informativo, al permite que los integrante de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales de instrumentos para análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada
P
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el archivo histórico en el orden que recibió durante su función administrativa
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en archivo histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.
S
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SOPORTE DOCUMENTAL
Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel, existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
T
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TRANSFERENCIA
Procedimiento habitual en las instituciones públicas y privadas sujeto a planeación ordenada y rigurosa, que consiste en el traslado de documentos de un archivo a otro, una vez que éstos han cumplido las normas establecidas y el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos
TIPOS DOCUMENTALES
Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejados en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilme) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Los tipos documentales junto a la unidad administrativa o la función productora de los mismos, originan las series
U
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones que entran, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias
En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones que entran, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente
V
VALOR CONTABLE
Existe en los documentos que expresan u movimiento de dinero
VALOR LEGAL
Todos los documentos tienen un valor legal: los documentos que afecten a la organización en su orden general. Los documentos testimoniales y documentos de contratos.
VALOR PRIMARIO
Es el valor que representan los documentos para la entidad productora desde el punto de vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico, en las etapas de vigencia de trámite.
VALOR SECUNDARIO
Denominado igualmente valor mediato o futuro, es el valor que presenta la información del documento desde el punto de vista de la investigación del pasado o de la historia. Este valor se subdivide en dos categorías: predecible o evidenciar, ósea cuando la importancia de la información puede ser detectada fácilmente, asegurando con ella su conservación permanente. El valor secundario de los documentos se juzga para determinar su destrucción o conservación permanente
