UNIDAD DE CORRESPONDENCIA



MISIÓN.
Tiene como propósito centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

VISIÓN.
Contribuir en agilizar los procesos internos, a través de un sistema de red para el control de la documentación interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia.

OBJETIVOS.
La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias que conforman al organismo.

FUNCIONES.
Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la institución y la administración del sistema de correo.

Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:


- Conocer las actividades de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica el destinatario.

- Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos.

- Clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribución.

-Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las comunicaciones de la empresa

- No tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en general, todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen de la organización.

- Hacer el seguimiento a las comunicaciones de la empresa e informar sobre documentación no atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas de la institución.

- Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen
positiva.

EQUIPO Y MOBILIARIO EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA


El Área de Correspondencia determinará los implementos necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la institución.

Equipos.
De acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, la organización podrá contemplar el uso de recursos informáticos como computadores y redes que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución de las comunicaciones. De igual forma, para facilitar el trámite y distribución, podrá contar con equipos de fax, correo electrónico y digitalización, entre otros
.


Sellos
Con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, el Área de Correspondencia deberá contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y demás que requiera la empresa de acuerdo con las funciones.




Carpetas
Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar mínimo con una carpeta que permita transportar desde el Área de Correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.


Casilleros
En virtud de que el Área de Correspondencia centraliza la recepción y el envío de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y, por tanto, su rápida ubicación
.




ACUERDO 060 DE 2001

Según el Acuerdo 060 de 2001, se especifican las diferencias entre comuicaciones oficiales y correspondencia:

Comunicaciones oficiales.
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia.
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No genera trámite para la institución