El Área de Correspondencia determinará los implementos necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la institución.
Equipos.
De acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, la organización podrá contemplar el uso de recursos informáticos como computadores y redes que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución de las comunicaciones. De igual forma, para facilitar el trámite y distribución, podrá contar con equipos de fax, correo electrónico y digitalización, entre otros.
De acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, la organización podrá contemplar el uso de recursos informáticos como computadores y redes que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución de las comunicaciones. De igual forma, para facilitar el trámite y distribución, podrá contar con equipos de fax, correo electrónico y digitalización, entre otros.
Sellos
Con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, el Área de Correspondencia deberá contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y demás que requiera la empresa de acuerdo con las funciones.
Carpetas
Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar mínimo con una carpeta que permita transportar desde el Área de Correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.
Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar mínimo con una carpeta que permita transportar desde el Área de Correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.
Casilleros
En virtud de que el Área de Correspondencia centraliza la recepción y el envío de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y, por tanto, su rápida ubicación.
