REGISTRO Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS REQUERIDOS

Resolución 102 de 2005

Servicio Nacional de Aprendizaje

Artículo 5

Registro de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual se ingresa en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, la información relacionada con todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Artículo 10

Control de comunicaciones oficiales. Los funcionarios encargados de la recepción de las comunicaciones oficiales controlarán la recepción, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o en cualquier soporte sistematizado que implemente la entidad o en forma manual, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su recepción y trámite y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta.

Artículo 14

Distribución de las comunicaciones oficiales producidas. Una vez registradas las comunicaciones oficiales y los otros envíos producidos, se clasificarán de acuerdo con el tipo de servicio de correo contratado para su distribución: con destino internacional (correo certificado o EMS internacional); con destino nacional: (correo certificado, posexpress, hoy mismo, y normal, en los casos de apartados aéreos), entre otros; y a nivel urbano el servicio de mensajería especializada, contratado para la entrega personalizada de correspondencia. Los documentos para su distribución, de acuerdo con el tipo de servicio que se requiera, deberán controlarse a través de planillas de control de entrega, a la empresa prestadora del servicio y deberán archivarse con los correspondientes comprobantes de entrega.

PLANTILLAS DE CORRESPONDENCIA

Plantilla de Correspondencia Emitida

Plantilla de Correspondencia Recibida

PROCEDIMIENTOS EN UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

MISIÓN.
Tiene como propósito centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

VISIÓN.
Contribuir en agilizar los procesos internos, a través de un sistema de red para el control de la documentación interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia.

OBJETIVOS.
La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias que conforman al organismo.

FUNCIONES.
Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la institución y la administración del sistema de correo.

Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:

- Conocer las actividades de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica el destinatario.

- Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos.

- Clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribución.

-Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las comunicaciones de la empresa

- No tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en general, todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen de la organización.

- Hacer el seguimiento a las comunicaciones de la empresa e informar sobre documentación no atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas de la institución.

- Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen
positiva.

EQUIPO Y MOBILIARIO EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

El Área de Correspondencia determinará los implementos necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la institución.

Equipos.
De acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, la organización podrá contemplar el uso de recursos informáticos como computadores y redes que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución de las comunicaciones. De igual forma, para facilitar el trámite y distribución, podrá contar con equipos de fax, correo electrónico y digitalización, entre otros.

Sellos
Con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, el Área de Correspondencia deberá contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y demás que requiera la empresa de acuerdo con las funciones.

Carpetas
Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar mínimo con una carpeta que permita transportar desde el Área de Correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

Casilleros
En virtud de que el Área de Correspondencia centraliza la recepción y el envío de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y, por tanto, su rápida ubicación.

ACUERDO 060 DE 2001

Según el Acuerdo 060 de 2001, se especifican las diferencias entre comuicaciones oficiales y correspondencia:

Comunicaciones oficiales.
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia.

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No genera trámite para la institución